事務作業の整理 「終わったはずの仕事」が戻ってくる理由
完了の定義が曖昧な事務の構造「終わったと思った仕事が、また戻ってくる。」書類を作成して提出した。確認も終わったと思っていた。それでも数日後、「ここを修正してください」「追加情報はありますか」「この書類をもう一度確認してもらえますか」そんな連...
事務作業の整理 
事務作業の整理 なぜ「緊急ではないが重要」な事務は後回しになるのか
「急ぎじゃないから、今日はやらなくてもいいか。」そう思った仕事が、数日後もそのまま残っている。今すぐ困るわけではない。誰かに急かされているわけでもない。それでも、頭のどこかに引っかかり続ける。そして気づけば、「やることが多い」という感覚だけ...
事務作業の整理 事務が煩雑になる原因は「後回し構造」にあるのか？
やらなければいけないとわかっている。でも、気づけば後回しになっている。見積の整理、請求書の確認、申請書類の準備。どれも重要な仕事のはずなのに、「今日じゃなくてもいいか」と思ってしまう瞬間はないでしょうか。そして数週間後。書類は増え、情報は散...
事務作業の整理 「自分しか分からない仕事」が増えていく感覚
事務作業が少しずつ重くなっていく状態に、はっきりしたきっかけがあることは、あまり多くない。急に忙しくなったわけでもない。急にミスが増えたわけでもない。ただ、確認することが増え、考える場面が増え、その流れのまま仕事が積み重なっていく。気づくと...
事務作業の整理 事務作業が複雑になるのは、仕事が増えたからじゃない
事務作業が大変になってきたと感じると、多くの場合、まず思い浮かぶのは「量」の話だ。案件が増えた。書類が増えた。入力するデータが増えた。確かに、それも一因ではある。でも、同じような作業をしているはずなのに、以前よりも疲れやすくなっているとした...
事務作業の整理 事務作業が増えるほど、考える時間が減っていく感覚
毎月、同じようにExcelに情報を入力する。項目もほとんど変わらないし、流れも分かっている。慣れている作業だし、時間がかかりすぎるわけでもない。だから、「事務作業が回っていない」と感じているわけではない。それでも、なぜか毎月、少しずつ大変に...
書類・情報整理まわり 書類はあるのに、どこに何があるか分からない状態
書類が無いわけじゃない。請求書も、図面も、契約関係の紙もある。Excelのデータも、メールも、LINEも、一応ちゃんと「ある」。それなのに、ふとした瞬間に手が止まることがある。「これ、どこに置いたっけ」「前回、どう処理したんだっけ」探せば見...
書類・情報整理まわり 書類・Excel・LINEが混ざってしまうのは、管理が苦手だからじゃない
書類や情報が散らばっていると、ついこんなふうに考えてしまうことがある。「自分は整理が苦手なんだろうか」「ちゃんと管理できていないからだろうか」でも、実際の現場を見ていると、この状態は個人の性格や能力の問題で起きているとはあまり思えない。多く...
書類・情報整理まわり 情報が整理されないまま、仕事だけが増えていく不安
書類や情報が散らばっていても、仕事は回る。探せば見つかるし、聞けば思い出せる。今のところ、大きな問題は起きていない。だから、ついそのままになる。ただ、仕事が少しずつ増えてくると、感覚が変わってくる。案件が重なり、判断が増え、確認することも多...
工事台帳まわり 工事台帳・案件管理・原価が、いつの間にか混ざってしまう理由
工事台帳をつけようと思ったとき、ふと、こんな感覚になることがあります。「台帳って、案件管理のことだっけ？」「原価の話も、ここに書くんだっけ？」「そもそも、何を残したいんだろう？」やろうとしているのに、考えれば考えるほど手が止まってしまう。こ...