工事台帳のことを考えると、少しだけ後ろめたい気持ちになる人は多いと思います。
やらなきゃとは思っている。
大事なのも分かっている。
それでも正直なところ、今はつけていない。
もしくは、途中で止まったままになっている。
もし今がそんな状態でも、それは決して珍しいことではありません。
工事台帳の重要性はよく言われますが、現場が動いている間は、どうしても後回しになりやすいものです。
仕事自体は回っているし、今すぐ困っているわけでもない。
だから気づいたら、「そのうちまとめよう」と思ったまま、時間だけが過ぎてしまいます。
工事台帳をつけていない理由は、意識の問題ではない
工事台帳をつけていないと聞くと、どこか 「ちゃんとしていない」 という印象を持たれがちです。
でも実際には、意識が低いからつけていない、というケースはあまり多くありません。
現場の対応に追われていると、書類はどうしても後回しになります。
特に工事台帳は、「今すぐ必要なもの」ではないため、優先順位が上がりにくいのが現実です。
その結果、気づいた時には何件も溜まっていたり、どこから手をつければいいのか分からなくなったりします。
「やらなきゃ」と思って止まる理由
工事台帳を前にすると、なぜか手が止まってしまうことがあります。
多くの場合、止まるポイントは似ています。
- 何を書けばいいのか分からない
- どのタイミングで書くものなのか決めきれない
- 「後でまとめよう」と思ったまま時間が過ぎる
こうした迷いが重なって、結局その日は何も手をつけないまま終わってしまいます。
見積や請求書が手元に残っていると、「あとで何とかなる気がする」のも理由の一つです。
つけていないと、後から見えなくなること
工事台帳をつけていない状態が続くと、困るのは「あとから振り返ろうとした時」です。
たとえば、見積と実際の金額がどれくらいズレていたのか。
どの工事で想定と違ったのか。
時間が経ってから思い出そうとしても、手元に情報が残っていないと、どうしても曖昧になってしまいます。
工事台帳・案件管理・数字が いつの間にか混ざってしまう状態については、 別の記事で整理しています。
また、請求書を出す時に内容を確認できなかったり、過去の工事を参考にできなかったりと、事務作業全体に影響が出てくることもあります。
完璧にやろうとして止まることも多い
工事台帳に限らず、「ちゃんとやらなきゃ」と思うほど、逆に手が止まってしまうことがあります。
完璧な形をイメージしてしまい、それができないなら、今はやらなくてもいいか、となってしまう。
でも実際には、途中で止まっていても、形が整っていなくても、何も残っていない状態よりは、後から助けになることも多いです。
やれていない状態が続いているからといって、それ自体が悪いわけではありません。
似たような困り事は、他にも起きやすい
工事台帳を後回しにしている人は、他のところでも似た状態になりやすい傾向があります。
見積と実際の金額を振り返れていなかったり、利益が出ているのかどうか、はっきり分からないまま仕事を続けていたり。
数字を後からまとめようとして、どこから見ればいいのか分からなくなるケースも少なくありません。
この記事では、工事台帳をどうやってつけるかではなく、つけられていない状態がなぜ起きるのかを整理しました。
もし今が同じような状態なら、まずは「自分だけじゃない」と確認できれば十分です。
ここから先、どこをどう見直すかは人によって違います。
その話は、また別の記事で触れていきます。
もし今、工事台帳のことを考えるとどこか落ち着かない気持ちになるなら、
それはちゃんと向き合おうとしている証拠でもあります。
